ZASADY ZWOŁYWANIA ZEBRAŃ WŁAŚCICIELI LOKALI

(Zawarte tu zalecenia nie wynikają wprost z ustawy o własności lokali, ale nie przeczą jej przepisom, zgodne są natomiast z przyjętymi powszechnie zasadami organizowania zebrań uchwałodawczych. Zalecenia te mogą stać się wewnętrznym prawem wspólnoty mieszkaniowej jeśli podejmie ona odpowiednią UCHWAŁĘ).
Najpóźniej 14 dni przed zebraniem zarząd winien:
1)  wstępnie zawiadomić właścicieli o terminie zebrania oraz o przewidywanym porządku obrad (wskazane jest imienne zawiadomienie na piśmie, ale można przyjąć formę dużego, czytelnego ogłoszenia na klatkach schodowych). W zawiadomieniu musi być podany termin składania wniosków o rozszerzenie porządku zebrania;
2)  przekazać komisji rewizyjnej Wspólnoty kompletne sprawozdanie z działalności gospodarczej zarządu, w szczególności sprawozdanie finansowe.
Do 10 dnia przed zebraniem zarząd winien:
1)  zbierać wnioski o rozszerzenie porządku zebrania. Wnioski podpisane przez 10% właścicieli OSÓB, a nie udziałów!) MUSZĄ być włączone do projektu porządku obrad.
Na 5 dni przed zebraniem zarząd winien dostarczyć wszystkim właścicielom na piśmie (za potwierdzeniem odbioru):
1)  ZAWIADOMIENIE O ZEBRANIU, zawierające szczegółowy projekt porządku obrad (UWL, art. 32; wzór takiego projektu drukujemy w tym Aneksie)
2)  PROJEKTY UCHWAŁ, które mają być podjęte w toku zebrania (zarówno przygotowane przez zarząd, jak przez grupy właścicieli)
3)  REGULAMIN ZEBRANIA WŁAŚCICIELI lub (jeśli wspólnota nie uchwaliła jeszcze takiego regulaminu)
4)  informację o tym, jakie decyzje dotyczące wspólnoty mieszkaniowej mogą być podejmowane WYŁĄCZNIE uchwałami właścicieli, jakie zatem są kompetencje zebrania. (Decyzje wymienione w art. 22 ust. 3 UWL, a także UCHWAŁA O FORMIE ZARZĄDU oraz WYBÓR I ODWOŁANIE ZARZĄDU.)
5)  informację o tym, KTO i na jakich prawach MOŻE UCZESTNICZYĆ w zebraniu właścicieli lokali
6)  nazwisko osoby (jednej osoby!), która będzie na zebraniu REPREZENTOWAĆ GMINĘ JAKO WŁAŚCICIELA LOKALI; osobą tą nie powinien być pracownik jednostki komunalnej sprawującej administrację lub zarząd w danej wspólnocie. Osoba reprezentująca gminę jako właściciela musi dysponować pełnomocnictwem podpisanym przez burmistrza (wójta, prezydenta miasta); pełnomocnictwo podpisane przez inną osobę jest nieważne i nie daje prawa uczestnictwa w głosowaniach ani na zebraniu, ani przy indywidualnym zbieraniu głosów przez zarząd. Dokument musi określać ZAKRES pełnomocnictwa zastępstwo w funkcjach właściciela lokali) i ADRES Wspólnoty, której dotyczy. [Wzór pełnomocnictwa w poradniku]
7)  INFORMACJĘ O WIELKOŚCI UDZIAŁU i o kosztach utrzymania nieruchomości przypadających na danego właściciela; [Wzór takiej informacji drukujemy w niniejszym Aneksie w rozdz. "Wyliczanie wysokości opłat we wspólnocie mieszkaniowej"]
Zarząd ma obowiązek zwołać ZEBRANIE SPRAWOZDAWCZE raz w roku, nie później niż 31 marca. Jeżeli zarząd nie uczyni tego w terminie, coroczne zebranie sprawozdawcze może zwołać każdy z właścicieli lokali [UWL, art. 30 ust. 1]. W takiej sytuacji każdy właściciel może również domagać się ustanowienia przez sąd zarządcy przymusowego [UWL, art. 26]. Zarząd ma także obowiązek zwołać zebranie W KAŻDEJ SPRAWIE I W KAŻDYM TERMINIE na wniosek jednej dziesiątej ogółu właścicieli (w tym przypadku liczy się OSOBY, a nie udziały, bo zasada głosowania udziałami dotyczy jedynie uchwał właścicieli, a nie ich wniosków). Ustawa mówi [UWL art. 31], że zebrania takie zwołuje się "w razie potrzeby", ale o tym, czy istnieje potrzeba zwołania zebrania w danej sprawie (sprawach), decydują właściciele lokali członkowie wspólnoty.
    Przewodniczącym zebrania nie powinien być członek zarządu. Utrudniło by to obiektywną ocenę pracy zarządu, a ocena taka jest jednym z głównych zadań zebrania właścicieli [UWL, art. 30, ust. 2 p. 2]. Przewodniczącego zebrania wybiera się na zasadzie "1 człowiek 1 głos"; wybór przewodniczącego zebrania nie jest uchwałą właścicieli, a tylko uchwały podejmuje się przez głosowanie udziałami.
Wspólnota może podjąć UCHWAŁĘ, która sprecyzuje FORMALNE WARUNKI WAŻNOŚCI ZEBRANIA, np.:
1)  Termin zebrania musi być dogodny dla właścicieli, tak aby wszyscy oni mogli wziąć udział w zebraniu. Nie należy organizować zebrania w godzinach pracy, tzn. między godz. 6.00 a 17.00. Nie należy też organizować go w czasie zwyczajowo i ustawowo uznanym za czas wypoczynku, np. w niedzielę albo w dniach świąt państwowych i kościelnych. A zatem zebranie właścicieli może się odbyć wyłącznie w dzień powszedni, w godz. 17.00-22.00. Zebranie wyznaczone w innym terminie, a także wszystkie podjęte na nim uchwały mogą być unieważnione ze względów formalnych.
2)  Miejsce zebrania musi być tak wybrane, aby swobodnie pomieścili się wszyscy uprawnieni do udziału w zebraniu. Jeżeli lokal, w którym zorganizowano zebranie, nie spełnia tego warunku zebranie i wszystkie podjęte na nim uchwały mogą być unieważnione ze względów formalnych.
3)  Zarząd musi najpóźniej na 5 dni przed zebraniem dostarczyć wszystkim właścicielom pisemne zawiadomienie o zebraniu (zawierające szczegółowy porządek dzienny), a także dane o wielkości udziałów oraz podstawowe informacje o kosztach utrzymania nieruchomości i wynikających stąd opłatach. Jeżeli dokumenty te nie zostaną dostarczone w wymaganym terminie, zebranie i wszystkie podjęte na nim uchwały mogą być unieważnione ze względów formalnych.
4)  Zawiadomienie o zebraniu winno być podpisane: "Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej ............... (adres)". Jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony zebranie i wszystkie podjęte na nim uchwały mogą być unieważnione ze względów formalnych.
Przypominamy, że wymienione wyżej zasady, nie sprecyzowane w ustawie o własności lokali, będą obowiązywały we wspólnocie mieszkaniowej tylko wtedy, kiedy zostaną przyjęte uchwałą właścicieli lokali, zgodnie z [UWL, art. 23.]
UCHWAŁY NIEOBOWIĄZKOWE, ALE NIEZBĘDNE
W porządku obrad zebrania właścicieli lokali powinny znaleźć się (jeśli nie znalazły się do tej pory)pewne fundamentalne uchwały, regulujące i normujące życie wspólnoty. Oto najważniejsze z nich:
1)  Uchwała zatwierdzająca Statut (Regulamin) Wspólnoty
2)  Uchwała zatwierdzająca Regulamin Zebrania Właścicieli
3)  Uchwała zatwierdzająca Regulamin Pracy Zarządu
4)  Uchwała zatwierdzająca zasady działania Komisji Rewizyjnej
5)  Uchwała o wyborze Komisji Rewizyjnej
6)  Uchwała zobowiązująca Zarząd do otwarcia odrębnego rachunku bankowego Wspólnoty i prowadzenia dla niej odrębnej księgowości.
PORZĄDEK OBRAD ZEBRANIA WŁAŚCICIELI LOKALI
(wzór opracowany przez Stowarzyszenie "Wspólnota Mieszkaniowa"), referujący - pochylony
1)  Otwarcie obrad i wybór prezydium zebrania (przewodniczący, sekretarz, ............), zarząd
2)  Przyjęcie porządku obrad, przewodniczący zebrania
3)  Wybór komisji skrutacyjnej (2 lub 3 osoby)
4)  Wybór komisji wnioskowej
51 Przyjęcie protokółu [2] z poprzedniego zebrania sprawozdawczego
61 Sprawozdanie zarządu zarząd
71 Sprawozdanie komisji rewizyjnej i wniosek w sprawie absolutorium dla zarządu, komisja rewizyjna
81 Dyskusja nad sprawozdaniami i podjęcie uchwały w sprawie absolutorium dla zarządu
9)  Podjęcie uchwały o wynagrodzeniu zarządu (członków zarządu), komisja rewizyjna
103 Rozpatrzenie wniosku o odwołanie zarządu i wybór zarządu, wnioskodawca
111 Podjęcie uchwał określających granice zwykłego zarządu oraz maksymalne zobowiązania finansowe, zarząd
121 Przedstawienie rocznego planu rzeczowo-finansoweg zarząd; opinia komisji rewizyjnej komisja rewizyjna dyskusja nad planem rzeczowo-finansowym
131 Podjęcie uchwały w sprawie planu rzeczowo- finansowego i wysokości opłat wnoszonych przez właścicieli lokali.
14)  Rozpatrzenie projektów uchwał w sprawach ............, wnioskodawcy i podjęcie uchwał w tych sprawach.
15)  Wolne wnioski
---------------------------------
[1 Tylko na corocznym zebraniu sprawozdawczym, albo na wniosek zarządu lub 1/10 właścicieli.
[2 KAŻDE zebranie musi być protokołowane. Sporządzenie protokołu, zawierającego treść uchwał i wyniki wszystkich głosowań, należy do obowiązków zarządu. Protokół sprawdzają, uzupełniają i podpisują sekretarz i przewodniczący zebrania.
[3 Tylko w przypadku zgłoszenia wniosku o odwołanie zarządu (nieudzielenie absolutorium należy traktować jako zbiorowy wniosek o odwołanie zarządu).